Stichtag 31. Mai: Büroausstattung clever von der Steuer absetzen

Vielen graut es jetzt schon vor dem 31. Mai. Hektisch werden in den Wochen davor noch Belege gesucht, Abrechnungen sortiert und Aktenordner gewälzt. Denn der letzte Tag im Mai ist der letzte Tag, um die Steuererklärung abzugeben. In ihr können nicht nur Umzugs- und Bewerbungskosten oder eine Pendlerpauschale abgesetzt werden. Gerade für Unternehmen, die vor kurzem erst gegründet wurden oder in neue Büroräume gezogen sind, kann es sich auszahlen, die Kosten für die Inneneinrichtung einzureichen – von den Regalen über die Wandbilder bis hin zum Kaffeeautomaten. Damit das Finanzamt diese von der Steuer abzieht, müssen jedoch bestimmte Bedingungen erfüllt sein.

Wer die Räumlichkeiten seines Unternehmens ansprechend und angenehm gestaltet, kann nicht nur die Mitarbeiterzufriedenheit und -motivation steigern, sondern profitiert auch von dem positiven ersten Eindruck, den Kunden und Besucher von der Firma erhalten. Dem gibt auch das Finanzamt Recht – jedoch nur, wenn bestimmte Voraussetzungen erfüllt werden.

Hier ist zuerst zu unterscheiden zwischen den Kosten für die Büroräume selbst und den Ausgaben für Arbeitsmittel. Zu den ersteren zählen bspw. ein Parkettfußboden, die Beleuchtung, anteilige Miete, Heizkosten und Versicherungen. Sie mindern nur dann die Steuerlast, wenn das Finanzamt die Bürozimmer als solche anerkennt. Arbeitsmittel wie ein Schreibtisch, Computer und Telefon sind hingegen immer absetzbar, egal in welcher Branche.

Büroeinrichtung und Büromöbel einmalig absetzen

Zur Büroausstattung gehören Aufwendungen für Einrichtungsgegenstände, z. B. Tische, Stühle, Schreibtischlampen und Regale. Aber auch kleine Investitionen, die den Mitarbeitern den Büroalltag verschönern, wie etwa Pflanzen, Wandbilder oder ein hochwertiger Kaffeevollautomat wie hier zu finden können direkt abgesetzt werden. Liegt der Wert der Anschaffung unter 410 Euro, dürfen diese als ein geringwertiges Wirtschaftsgut (GWG) sofort vom Vorsteuergewinn abgezogen werden und mindern daher den zu versteuernden Ertrag. In diesem Fall werden die gesamten Kosten für die Bürodekoration sowie der Kaffeeautomat als Betriebsausgabe für das Jahr der Anschaffung geltend gemacht.

Teurere Anschaffungen über mehrere Jahre abschreiben

Kostet ein Einrichtungsgegenstand mehr als 410 Euro und wird länger genutzt, bspw. Sofas oder Stühle, müssen die Kosten dafür über einen längeren Zeitraum und nicht nur in einer Steuererklärung von der Steuer abgesetzt werden. Denn der Gesamtbetrag wird aufgeteilt und die einzelnen Summen über mehrere Jahre in der Steuererklärung vermerkt. Dabei legt der Gesetzgeber fest, welche Gegenstände in welcher Branche über welchen Zeitraum als Betriebsausgabe von der Steuer abgesetzt werden können. Eine Übersicht dazu gibt es in den sogenannten AfA-Tabellen des Bundesfinanzministeriums. Die unterschiedlichen Abschreibungssätze der Anlagegüter beruhen auf Erfahrungswerten und variieren je nach Nutzungsdauer.