5 Tipps für eine gelungene Geschäftskorrespondenz

In fast jedem Job wird hin und wieder etwas geschrieben. Ob E-Mail an den Kollegen oder Chef, knackiges Angebot an den potenziellen Kunden oder Danksagungsbrief an den langjährigen Geschäftspartner: Ganz drumherum kommt fast keiner. Da ist es umso interessanter, dass viele Menschen heute kaum noch wissen, wie eine korrekte Geschäftskorrespondenz aussehen sollte. Ob Ingenieur oder Marketingtexter, ob E-Mail oder handgeschrieben mit Werbekugelschreiber mit Logo: Ein gewisses Maß an Schreibstil kann nicht nur Ihre Geschäftsbeziehungen stärken, es lässt Sie auch insgesamt besser dastehen und erhöht Ihre Fähigkeiten. Wir zeigen Ihnen in diesem Artikel, worauf Sie achten sollten.

1: Höflich heißt nicht kalt: Die handgeschriebene Adresse auf dem Briefumschlag

Unser erster Tipp mag Sie verwirren: Denn warum sollte man mit der Hand schreiben, wenn es doch vorgefertigte Adresszeilen gibt? Die meisten unter uns arbeiten mit Menschen. Und wer mit Menschen arbeitet, der darf das ruhig auch zeigen. Natürlich ist bei geschäftlicher Korrespondenz immer auch ein gewisser Abstand zu wahren. Floskeln und umgangssprachliche Redewendungen haben hier nichts zu suchen. Dennoch verleiht eine gewisse persönliche Note einem geschäftlichen Brief einen Hauch von Herzlichkeit, die neben all der Struktur und den Formalitäten unter den meisten Umständen gut ankommt. Greifen Sie also ruhig zu Ihrem Werbekugelschreiber mit Logo oder lassen Sie sogar extra bei National Pen Kugelschreiber bedrucken, die Ihre Mitarbeiter zu diesem Zweck nutzen können. Mit einer handgeschriebenen Adresse auf dem Briefumschlag unterscheidet sich Ihr Brief direkt von einer Rechnung und der Empfänger freut sich.

2: Weniger ist mehr

So nett ein Kaffeepläuschchen mit den Kollegen auch ist, in der Geschäftskorrespondenz sollten Sie sich kurz halten. Das gilt als respektvoll, da man davon ausgehen muss, dass der Empfänger gerade beschäftigt ist und man ihn nicht aufhalten möchte. Kommen Sie also so schnell wie möglich auf den Punkt. Orientieren können Sie sich dabei an den W-Fragen: Wer? Was? Wo? Wie? und Wann? Bieten Sie, wenn möglich, nicht zu viele Auswahlmöglichkeiten und Umschreibungen, sondern fassen Sie sich höflich aber bestimmt kurz.

3: Achten Sie auf Namen, Gender und Titel

Eine besondere Form der Höflichkeit ist in der Anrede geboten. Achten Sie darauf, wem Sie schreiben, ob es einen bestimmten Titel gibt, auf den der Empfänger wert legt oder ob Sie mit einer Frau oder einem Mann korrespondieren. Es gehört heute übrigens zum guten Ton, auch non-binäre und transsexuelle Personen mit der von ihnen gewünschten Form anzusprechen. Informieren Sie sich daher im Zweifelsfall vorher, mit wem Sie es zu tun haben. Eine falsche Anrede führt schnell zu Unmut und wirkt extrem unprofessionell.

4: Lieber nochmal drüber lesen

Fehler passieren. In der Geschäftskorrespondenz sollten Sie aber nach Möglichkeit korrigiert werden, bevor der Brief oder die E-Mail abgeschickt wurde. Ein zweites Mal drüber lesen lohnt sich deshalb und erspart Ihnen unter Umständen Peinlichkeiten.

5: Templates und Vorlagen machen das Leben einfacher

Wer es oft eilig hat, darf auch mal schummeln. Speichern Sie sich einfach besonders häufig genutzte Antworten oder E-Mails als Vorlage ab oder nutzen Sie Ihren Werbekugelschreiber mit Logo, um sich Stichpunkte und Notizen zu machen. So vergessen Sie bei Ihrer nächsten Korrespondenz nichts und sind auch schneller wieder damit fertig.