Als typisches Mittel für eine optimale Prozessanalyse bietet sich ein Flussdiagramm an. Hier existieren jedoch verschiedene Modelle, wobei stets das für den Anwendungszweck geeignete ausgewählt werden sollte. Welche besonderen Vorteile das sogenannte Swimlane-Diagramm Unternehmen bietet.
Möglicherweise haben Sie schon einmal von Flussdiagrammen gehört. Doch, worum handelt es sich hierbei? Und in welchen Fällen ist es sinnvoll, diese Art von Diagramm zu verwenden?
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Was ist ein Flussdiagramm?
Nun, ein Flussdiagramm ist ein Schaubild, das Einzelschritte eines Arbeitsablaufs in zeitlicher Reihenfolge anzeigt. Diese Darstellungen, welche bestimmte Flussdiagramm Symbole und Notationen beinhalten, sind ein typisches Hilfsmittel zur Prozessanalyse, das für zahlreiche Anwendungszwecke angepasst und zur Beschreibung diverser Prozesse verwendet werden kann. Flussdiagramme gibt es in vielen verschiedenen Varianten (Prozess-, Swimlane-, Datenfluss- und Workflow Diagramme). Entsprechend Ihrem Projektziel sollten Sie das für Sie am besten geeignete Modell auswählen.
Elemente, die in einem Flussdiagramm einbezogen werden sollten
Zu den Elementen, die in ein Flussdiagramm aufgenommen werden können, gehören eine Abfolge von Aktionen, Materialien oder Dienstleistungen, die sich in Form eines Inputs beziehungsweise eines Outputs auf den Prozess auswirken. Ebenso müssen Entscheidungen, die getroffen werden müssen, als auch beteiligte Personen und der Zeitaufwand, der für jeden Schritt und/oder Prozessmessungen benötigt wird, aufgelistet werden.
Vielleicht fragen Sie sich jetzt: Wie fange ich am besten an? Nun machen Sie sich nicht zu viele Gedanken darüber, wie ein Ablaufdiagramm richtigerweise dargestellt werden sollte. Es gibt viele Möglichkeiten, wie ein solches Schema dargestellt werden kann. Im Endeffekt ist der richtige Ansatz derjenige, der den Beteiligten hilft, den Prozess zu verstehen. Ein wichtiger Hinweis jedoch ist, dass Flussdiagramme nur von im Arbeitsvorgang beteiligten Personen durchgeführt werden sollten.
Wie anfangs kurz erwähnt, gibt es verschiedene Flussdiagrammtypen, die – je nach Ziel – verwendet werden können. In diesem Artikel möchten wir Ihnen etwas genauer erklären, wofür ein Swimlane Diagramm benutzt werden kann und welche Vorteile ein solches Diagramm einem Unternehmen bietet.
Wann ein Swimlane Diagramm benutzt werden sollte
Vergleichbar mit einem Schwimmbecken, in dem jeder Schwimmer eine eigene Schwimmbahn hat, weist ein Swimlane Diagramm horizontale oder vertikale Linien auf, die den einzelnen Verfahrensbeteiligten zugewiesen sind. Die Prozessschritte werden mithilfe von Standard Flussdiagramm Symbolen abgebildet.
Anstelle einer bloßen Beschreibung der einzelnen Prozessschritte bietet diese Diagrammform den Mitarbeitern folgende Vorteile an:
- Einen effizienten Überblick über die Zuständigkeiten innerhalb eines Unternehmens.
- Swimlane Diagramme sind ein ideales Hilfsmittel zur Darstellung eines Arbeitsablaufs im Vertrieb. So kann beispielsweise ein Unternehmen Standard-Verkaufsabläufe simulieren, wobei der innerbetriebliche Prozess der Bearbeitung eines Kundenkontakts aufgezeigt wird.
- Mitarbeiter der Personalabteilung können anhand von Swimlane Diagrammen einen detaillierten Überblick über die Verantwortungsbereiche der Mitarbeiter erhalten, was ihnen die Einarbeitung erheblich erleichtert.
- Ein Swimlane Diagramm verdeutlicht, wem die einzelnen Schritte des Auditprozesses übertragen werden müssen. Das Auditverfahren ist in mehrere Phasen gegliedert. Beispiele sind Planung, Dokumentenprüfung, Feldarbeit, Follow-up, Berichterstattung und Problemverfolgung.
Sind Sie sich im Klaren darüber, welches Resultat Sie erreichen wollen, können Sie mit den folgenden Schritten Ihr Swimlane Diagramm erstellen:
- Listen Sie alle Beteiligten auf, die an dem von Ihnen dargestellten Kernprozess mitwirken (oder mitwirken sollten).
- Beschreiben Sie die einzelnen Schritte des Prozesses jeweils von Anfang bis Ende, wobei Sie sich von Bahn zu Bahn bewegen, basierend darauf, wer für den jeweiligen Schritt verantwortlich ist. Verwenden Sie Standard Flussdiagramm Symbole, wie zum Beispiel Pfeile, die die Bewegungsrichtung angeben. Bei jedem weiteren Schritt gehen Sie einen Schritt weiter nach rechts (in Diagrammen mit horizontalen Bahnen) beziehungsweise nach unten (in Diagrammen mit vertikalen Bahnen), um den Verlauf des Verfahrens zu verdeutlichen.
- Vermerken Sie alle im Diagramm auftretenden Unstimmigkeiten, um sie später zu beheben. Wichtig ist jedoch, dass gelegentlich aus Sicherheitsgründen oder zur Verbesserung der Qualität Redundanzen bewusst in die Prozesse integriert werden.
- Die Teilnehmer und Abteilungsleiter sollten die Richtigkeit des Prozesses überprüfen.
Effizienzsteigerung dank Swimlane Diagrammen
Durch die Darstellung von Abläufen mittels eines Swimlane-Diagramms kann verdeutlicht werden, welche Aufgaben die einzelnen Mitarbeiter innerhalb eines Unternehmens wahrnehmen müssen. Auf diese Weise erkennen die Beteiligten ihre Zuständigkeiten und verstehen, wie ihre Funktion mit anderen Funktionen innerhalb des Betriebs zusammenhängt. Darüber hinaus können Swimlane-Diagramme dabei helfen, die Effizienz der jeweiligen Einrichtung zu optimieren, indem sie Engpässe aufdecken und unnötige Abläufe beseitigen.
Gastbeitrag
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